Compte rendu CTL du 09 decembre 2021

Nous étions convies à comité technique local en ce jeudi 9 décembre 2021.

L’ordre du jour a été modifié et le point relatif aux ponts naturels a été supprimé la veille par un message de la direction.. Toutefois à l’issue du CTL , la directrice est revenu sur le thème et finalement nous avons inscrit ce point a l’ordre du jour puisque nous étions tous d’accord et les trois jours seront finalement retenus.

les 3 Procès verbaux ont été validés à l’unanimité.

Au 1er janvier 2022, les activités de la trésorerie d’Argentan vont être transférées à Flers suite à la création du Service de Gestion Comptable.
La compositione du SGC est de 23 agents B et C, 3 adjoints de catégorie A et un Chef de service A+ soit 27 emplois.
A noter que 2 agents de la trésorerie d’Argentan bénéficieront d’un travail à distance 5j/5.
8 postes de travail vont être disponibles au 1er janvier 2022 avec le transfert des activités du SIE de Flers vers le Service des Impôts des Entreprises départemental installé à Argentan.

Le Centre des finances publiques de Flers est un immeuble élevé de 2 niveaux pour une surface utile nette de 1094m².
Il abritera au 1er janvier 2022, 2 services répartis comme suit :
 Au RDC, le Service des impôts des particuliers et un espace de 3 postes de travail à
distance ;
 A l’étage, le Service de gestion comptable, les 2 bureaux individuels le bureau partagé des Conseillers aux décideurs locaux et le bureau du responsable du SIP.
Le SIP comprendra 3 espaces de bureau pour une superficie totale de 149,86m² pour 14 postes de travail soit un ratio de 10,70m²/PT.
Il faut ajouter le bureau de l’adjoint en RDC et celui du responsable de service à l’étage.
Le SGC comprendra l’ancien plateau SIE de 95,44m², le plateau secteur hôpital de
48,43m², 3 plateaux de 23,47m², 39,46m² et 53,64m² pour une superficie totale de
260,44m² soit pour 23 postes postes de travail un ratio de 11,32m².
Il faut ajouter les 4 bureaux des adjoints du responsable de service.

Ces opérations ne nécessitent pas de travaux et peu d’aménagements particuliers. Les postes de travail libérés par les agents du SIE seront disponibles. Le box de réception du SIE sera aménagé en bureau individuel.

La trésorerie d’Argentan et le SIE de Flers vont procéder en décembre à la mise en carton de leurs dossiers courants.
Le traitement de bordereaux d’élimination en instance de visa par les archives
départementales devrait permettre de libérer des espaces significatifs de stockage en début d’année 2022.

Cette opération ne nécessite pas de travaux particuliers dans ces domaines. Il conviendra de mettre à jour la messagerie téléphonique. Le SGC devra communiquer sur les nouveaux numéros de téléphones attribués antérieurement au SIE.

La signalétique devra être revue.
Cette opération n’impacte pas le service courrier.
Ce site sera plus fortement impacté au 1er janvier 2023 par le transfert des activités de la trésorerie de la Ferté-macé et du SIP de Domfront. A cette occasion il conviendra d’étudier l’aménagement de bureaux dans le logement de fonction et le transfert du bureau du responsable du SIP au RDC de l’immeuble.

Au 1er janvier 2022, les activités des SIE de Mortagne au Perche, Alençon, Argentan et Flers vont être fusionnées afin de créer, dans les locaux de l’immeuble situé rue de l’Entrepôt à Argentan, un service à vocation départementale.
La composition cible du SIED d’Argentan est de 25 agents B et C, 3 adjoints de catégorie A et un Chef de service A+ soit 29 emplois.
2 agents du SIE de Flers bénéficieront d’un travail à distance 5j/5.
Ce site accueille une partie du service SDIF depuis le 1er septembre 2021.
Il accueillera au 1er janvier 2022 la cellule accueil du SIP d’Alençon suite au transfert de l’activité du SIP d’Argentan vers les SIP d’Alençon et Flers.

A noter que, dans le cadre de la réforme sur la suppression du numéraire, la présence d’un TGI à Argentan contraint cette structure à maintenir une caisse acceptant certains paiements en numéraire.

Le SIED sera installé au RDC de l’immeuble situé rue de l’Entrepôt à Argentan. Il partagera pendant quelques mois ces espaces avec le SDIF. Ce dernier intégrera les locaux de la rue Jean Joly à Argentan dans le courant de l’année 2022.
Au 1er janvier 2022, il conviendra d’installer 27 postes de travail permanent dans les
espaces de bureau ainsi qu’un plateau de travail à distance de 3 postes de travail.
L’immeuble comprendra 30 27 postes de travail pour le SIED, 3 postes de TAD, 3 postes pour la cellule accueil SIP et 16 postes de travail pour le SDIF.
La surface utile nette de l’immeuble est de 558m² pour un total de 52 49 postes de travail soit un ratio de 10,73 11,38 m²/PT.
Le SDIF quittera les locaux de la rue de l’Entrepôt après les travaux d’aménagement qui auront lieu dans l’immeuble de la trésorerie à compter du mois de mars 2022. Les travaux dureront quelques semaines (une porte à ouvrir, un sanitaire et un local ménage à créer, 2 cloisons à monter). Un planning plus précis sera déterminé en début d’année prochaine par le propriétaire, la société Orne Habitat.
Suite au déménagement du SDIF, l’immeuble du SIED retrouvera une salle de réunion, les pourront être réorganisés.

La cellule accueil du SIP d’Alençon composée de 3 agents sera installée dans le hall. Ce dernier est composé de 5 postes de travail (un bureau individuel, un guichet-caisse, 1 accueil PMR et 2 postes d’accueil primaire).
Nous avons condamné fortement le plateau avec 7 agents eune surface par agenst inférieure à 9 m2 . Il nous a été répondu que c’était provisoire et qu’en raison du télétravail , le bureau ne sera jamais à 7 ensemble. enfin que la norme de 12 M 2 par agents comprenait le poste de travail mais aussi les les lieux de convivialités, les armoires . Réponse à tout quoi . A suivre

Ces opérations ne nécessitent aucun travaux et peu d’aménagements particuliers.
Le site est bien équipé en postes de travail informatiques. Des plans de travail vont être ajoutés.
La capacité téléphonique de l’immeuble est en cours d’extension.
Archivages :
Le SIP d’Argentan a procédé à la mise en carton de ses archives courantes en novembre. Début décembre 2021, un déménageur transférera ces documents vers le SIP d’Alençon.
Les SIE du département ont été sensibilisés à la nécessité de rédiger des bordereaux
d’élimination et de versement aux archives départementales. Le scannage des dossiers 2004 depuis 2018 a permis de limiter drastiquement les dossiers papiers.
Les archives à transférer seront installées au sous-sol d’Argentan lorsque le SDIF aura quitté les locaux.

Au 1er janvier 2022, les activités du SIP d’Argentan sont transférées au SIP d’Alençon (et de Flers). Une cellule d’accueil dépendant du SIP d’Alençon va être maintenue dans l’immeuble de la rue de l’Entrepôt à Argentan.
La composition cible du SIP d’Alençon est de 25 agents B et C, 2 adjoints de catégorie A et un Chef de service A+ soit 28 emplois. 2 emplois seront affectés en permanence sur la cellule accueil d’Argentan.

Le SIP d’Alençon est installé au RDC des bâtiments B et C de la cité administrative.
Il comprend dans le bâtiment B une zone d’attente, 4 boxes de réception et un espace caisse accueil. À l’arrière de ces espaces, on compte un espace de stockage, un plateau de 43m², un autre plateau de 32,39m², un plateau de 25,58m², et le bureau de la responsable. Sur le palier du bâtiment B, on compte 3 bureaux individuels et un plateau de 24m². Les espaces de bureau comptent un total de 171,50m² pour une capacité de 17 postes de travail soit un ratio de 10m²/PT. Il convient d’ajouter l’espace et le poste de travail de la responsable de service.
Dans le bâtiment C, le SIP disposera de 6 espaces de bureaux pour une surface totale 150m² soit une capacité de 16 postes de travail pour un ratio de 9,34m²/PT.
Les espaces disponibles permettent l’installation de 34 postes de travail pour un besoin au 1/1/2022 de 25 postes de travail.

Ces opérations ne nécessitent aucun travaux et peu d’aménagements particuliers.
L’espace occupé antérieurement par le PTGC sera attribué au SIP. Il permet d’installer 5 postes de travail. Le transfert de la mission foncière au SDIF a permis de libérer l’espace de stockage de 32,39m² dans le bâtiment B. Ce bureau est équipé en postes de travail informatiques. Il conviendra de fournir les plans de travail nécessaires.
En fonction de l’organisation mise en place par la cheffe de service, le SIDSIC sera sollicité pour réaliser les modifications téléphoniques.

Le SIP d’Argentan a procédé à la mise en carton de ses archives courantes en novembre.
Début décembre 2021 un déménageur transférera ces documents au sous-sol de la cité administrative pour tri par le SIP d’Alençon et installation dans les locaux d’archives.
Une opération de désarchivage a lieu les 23 et 30 novembre pour évacuer les documents stockés dans l’ancien local PTGC.

Le projet Voxusagers est porté par la Direction Interministérielle de la Transformation Publique (DITP).
Il s’agit d’un site en ligne permettant de publier de manière transparente et ouverte les expériences positives comme les difficultés rencontrées par les usagers des services publics sous forme d’ « histoires » vécues. Des réponses doivent être apportées par l’administration concernée à chacune des histoires publiées.
L’objectif de cette démarche est de contribuer à l’amélioration continue de la qualité
dans les services publics. Voxusagers n’est en revanche pas un service de gestion des réclamations individuelles ou de demandes d’information sur un dossier personnel.

► Le circuit d’une histoire postée sur Voxusagers comprend plusieurs étapes :
 l’usager raconte son histoire,
 la DITP reçoit l’histoire, la modère si besoin puis la publie sur le site,
 l’histoire relatée par l’usager est transmise au service concerné,
 l’administration répond à l’usager en ligne et la réponse est publiée sur le site, l’usager est informé,
 l’administration prend en compte cette expérience et initie, s’il y a lieu, une action
d’amélioration de la qualité de service.
► Avant d’être publiées, les histoires déposées par les usagers sont « modérées », car elles doivent obéir à certaines règles : pas de propos injurieux, anonymisation des usagers comme des agents, pas de propos généraux ou politiques, pas de mise en cause individuelle des agents, uniquement des expériences précises et vécues, pas de réclamation individuelle sur le traitement de son dossier.
Une fois modérées et publiées, les histoires sont attribuées à l’administration concernée
►pour qu’une réponse soit apportée. La réponse à l’usager est un aspect fondamental de Voxusagers. Elle est la garantie pour l’usager que l’administration est à son écoute et qu’elle tient compte de son témoignage.
L’analyse des histoires publiées doit permettre l’amélioration continue ► du service rendu aux usagers.
En effet, dans certains cas, les faits relatés par les usagers peuvent être révélateurs de problèmes récurrents de qualité de service. Ils constituent donc un indicateur utile pour les responsables des services.

Nous avons exprimé notre ressenti sur celui ci . Nous n’avons pas assez de travail alors il faut en inventer un de plus et on donne à l’usager les moyens de se " lacher"

Non , pour la directrice , c’est un moyen de progresser !!! si on le dit alors

► Après un premier déploiement dans les services publics (dont les deux DDFiP) du Gard et de l’Hérault à compter de 2019 et dans d’autres services tels que l’ANTS ou la CARSAT Rhônes Alpes, la généralisation à l’ensemble des administrations est désormais attendue au cours de l’année 2021. Le site Voxusagers est, par ailleurs, déjà opérationnel et tout usager peut donc y déposer une histoire. Pour la DGFiP, le volume d’histoires reste contenu : il est à ce jour de 170 histoires reçues depuis 2019.
► Périmètre des services entrant dans le dispositif pour la DGFiP :
Le périmètre du déploiement est limité aux SIP. Les histoires reçues pourront concerner tant l’accueil physique que le téléphone (hors centres de contact) ou les courriels. Les histoires relatives au canal internet (site impots.gouv.fr, démarches en ligne…) seront prises en charge au niveau national, et seront directement orientées vers la mission SRP.

Très peu de courrier pour l’’instant . nous avons émis beaucoup de remarques sur ce logiciel dans la suite de la liminaire. temps pour les réponses, etc
la directrice nous a demandé de se revoir dans un an pour faire le point.

On verra

Respect des gestes barrières.
Port du masque dans les locaux communs et bureaux.
Pas de moment de convivialité ( pot de fin d’année, galette des rois)
Jours de télétravail dans la limite de 3 fortement conseillés.
ASA vaccination enfant et adultes demi journée et jour ensuite si grosse réaction.

On repart pour un tour !!!!!!

Les trois ponts évoqués sont retenus à l’issue de la réunion

Vendredi 27 mai 2022
vendredi 15 juillet2022
Lundi 31 OCTOBRE 2022

Un OS a évoqué les difficultés rencontrées par le SIP de DOMFRONT, Nous avons appuyé cette remarque.

La direction est consciente du problème . Elle envisage un renfort ERD et d’autres SIP afin de soulager les collègues en grosse difficulté.
La directrice aurait voulu transférer en anticipé le site de DOMFRONT mais ce n’est pas réalisable avant le 1 janvier 2023

En raison des formations pour les agents en reconversion professionnelle sur un autre métier , la formation professionnelle sera importante avec un seul agent en poste pour tout gérer.
La directrice a évoqué le renfort d’un agent des RH auprès du collègue chargé de la formation pro et le renfort de la chef de service !!!!!!

On suivra l’évolution.

Il sera recruté 16 services civiques si la direction trouve des volontaires ?
Ils ne disposeront plus de la même habilitation que les agents mais une habilitation à la discrétion du responsable de service.
Il leur sera rappelé les règles déontologiques et surtout que celles ci seront contrôlées.

Un os voulait savoir si les services avaient déposé des demandes de modification du Macro zoning auprès de la direction.
Sans entrer dans les détails , les demandes ont été reçues par la direction et soumises aux services de la préfecture.
Des lors que la demande ne fait pas été composée d’une modification des M2 accordés mais seulement des modifications à l’interieur des surfaces attribuées , les demandes ont été acceptées par la préfecture.

Une demande concernant le SIP d’alencon a été acceptée par la préfecture mais elle a été oubliée dans le nouveau plan.

On suivra

Fin du CTL 13h 05

Stéphane GUILBERT, Olivier GAUDRON

FODGFIP 61