C.T.L. du 08/03/2022 : Installation du SAPF, cellule téléphonique au SIP de l’Aube, horaires d’ouverture du SPFE et suppression des opérations d’encaissement ou de décaissement en espèces

Cette réunion a eu lieu le 8 mars 2022 en présentiel, à la Préfecture, à 14 heures.

Cinq points étaient à l’ordre du jour.

Ce dernier n’a soulevé aucune remarque et a été approuvé à l’unanimité.

Un dossier de présentation a été remis pour décrire la mise en place de ce service permettant la relocalisation de services des métropoles. Les missions de ce service d’appui reposent sur des fonctions de gestion, de "back office" ou d’appui, en travail à distance. En matière de publicité foncière, ces services d’appui seront 18 sur le territoire national et interviendront à distance pour le Service de publicité Foncière (SPF) partenaire qui pourra être les SPF d’Ile France (sauf 93) et les SPF des 8 métropoles de province (Lille, Rennes, Nantes, Lyon, Toulouse, Montpellier, Marseille et Nice).

Le responsable administratif et hiérarchique sera la DDFIP, et le responsable fonctionnel (pilotage métier) sera le SDNC.
La formation professionnelle pour ce service sera donc gérée par la DDFIP selon des éléments définis par l’administration centrale suite au bilan des 1ers SAPF implantés. Le dialogue de performance sera cogéré par la DDFIP en lien avec le SDNC.

En local, les premières arrivées de ce service vont intervenir pour le 1er septembre 2022. Les collègues au nombre de 10 ( 1 AFIPA, 2 A, 5 B et 2 C) pour la 1ère vague seront installés au 4ème étage du bâtiment du RAM. Ainsi, les travaux immobiliers doivent être terminés au 4ème étage pour le 1er septembre.

Les agents seront équipés de la même manière qu’au SAPF de Tournon sur Rhône : 1 micro-ordinateur, un double écran, un téléphone et l’application gotomeeting. En effet, les relations avec le SPF partenaire sont quasi-quotidiennes par le biais de cet outil.
Le budget a été actualisé passant de 450 000 € à 550 000 € en intégrant le coût de la TOIP (Téléphonie par internet) et des câblages.

La procédure de recrutement se fait par des appels à candidatures pour l’AFIPA et les deux cadres A. Les entretiens pour les cadres A ont lieu cette semaine avec la Direction. Plusieurs cadres venant de SPF limitrophes à notre département ont candidaté. Concernant les postes de B et C, ils se feront par le mouvement national, sachant que sur les 5 postes de B, 2 sont déjà pourvus par des contrôleurs stagiaires qui arriveront chez nous en avril et seront dans un premier temps installés au SPFE.

Le responsable du SAPF arrivera le 01/07/2022 mais apparemment devra suivre 2 mois de formation.

Au niveau national, des groupes de travail sont en cours notamment pour définir les "directions d’export" (les SPF partenaires) pris en charge par le SAPF, le pilotage et le partenariat, l’organisation fonctionnelle. Ainsi, à l’heure d’aujourd’hui, nous ne savons pas pour quel SPF, le SAPF de Troyes travaillera.

FO a demandé s’il était possible pour un SAPF d’avoir plusieurs SPF partenaires. La réponse a été positive. Toutefois, en fonction des compétences des agents déjà installés, ainsi que du nombre déjà affecté, il est possible d’avoir au début un seul SPF partenaire.
La direction a rappelé que le SAPF n’était pas un service national et était rattaché à la DDFIP de l’Aube, ce qui entraine la possibilité pour les agents affectés dans ce service de demander une fois leur délai de séjour rempli, un autre service de la DDFIP de l’Aube.
A terme, il y aura 50 postes dans ce service mais aucune information n’est donnée sur les prochaines vagues d’arrivées d’agents.

FO a voté CONTRE. Nous considérons que la mise en place de ce service d’appui va déshabiller d’autres services à leur détriment.
UNSA et Solidaires se sont abstenus.

Cette volonté est née d’un constat d’un échec d’appels aboutis de l’ordre de 30% environ, qui génère une insatisfaction tant des agents que des usagers. L’échec des appels entraine la démultiplication des prises de contact des usagers (mail, physiques) et la fatigue dans les services ( téléphone qui sonne sans arrêt).
Le SIP est le service qui reçoit le plus d’appels quotidiennement, environ 100 appels par jour.
Le groupe de travail qui était dédié à l’organisation du SIP départemental a mis en avant cette volonté de créer une cellule téléphonique pour que les appels aboutissent et pour que les agents puissent travailler au calme.
Il est donc proposé de créer une cellule souple de six agents maximum qui répondront aux besoins du moment ( selon les types d’appels). Ainsi, en période de campagne IR, il pourra être placé 6 agents avec une prépondérance d’agents venant de l’assiette. Au moment des sorties des avis, une prépondérance d’agents venant du recouvrement. Deux boucles téléphoniques seront dédiées dans cette cellule, une pour l’assiette et une pour le recouvrement, le but n’étant pas de faire de la polyvalence sur les métiers.

Cette cellule sera physiquement à la place des box 9 et 10 du RAM et les agents affectés à cette cellule seront planifiés par demie-journée. Tous les agents du SIP devront y participer.
Dans un premier temps, seuls les agents du SIP à Troyes seront concernés mais l’arrivée de la TOIP permettra d’embarquer les agents de Bar sur Aube et de Romilly.
Une clause de revoyure prévu tous les 6 mois sera mis en place pour vérifier si ce modèle est efficace. Cette cellule sera mise en place à la fin du mois de mars 2022 et occupera en attendant la fin des travaux un box et une salle de réunion. Ainsi, le test de la campagne IR pourra permettre de voir comment ça se passe.

UNSA a demandé s’il existait des formations car l’accueil physique ou par téléphone, c’est un métier. Selon la direction, des formations existent pour les centres de contact donc à voir s’il est possible d’en bénéficier, ou d’organiser des 1/2 journées d’étude. UNSA a demandé également s’il était en prévision de créer un service relations usagers, dédiés aux prises de RDV téléphoniques, physiques et e-contact. La direction a indiqué que ce n’était pas prévu et que le besoin dans l’Aube n’était pas ressenti car les agents sont attachés à la notion de portefeuille.
FO comprend le besoin des agents mais a exprimé ses doutes concernant la satisfaction des usagers concernant ce dispositif. Concentrer quelques agents dans cette cellule ne permettra pas de répondre à tous les appels des usagers.
Solidaires a souligné le contentement des usagers sur la méthode de rappel des usagers.
UNSA a demandé à repréciser le transfert des appels : quand un usager souhaitant contacter le SIP appelle un autre service, vers quel numéro renvoyer l’usager ? La direction a indiqué que c’est la boucle, une note départementale reprécisera cette règle.

Solidaires a voté Pour.
UNSA et FO se sont abstenus.

Actuellement, les horaires d’ouverture au public sont les mêmes que pour les autres services du RAM. La volonté de changer ces horaires a été porté par la responsable du SPFE pour fluidifier les flux et améliorer les conditions de travail des agents.
En principe, tous les flux entrants sont enregistrés dans la journée pour la journée comptable.
A partir du 01/04/2022 ( ce n’est pas un poisson d’avril), la journée comptable finira à 12h30 et ensuite, les agents travailleront sur la journée de demain.
Un arrêté préfectoral pour modifier les horaires d’ouverture va être pris et une communication sera faite auprès des notaires et de la chambre départementale des notaires.
Le but est de décaler la clôture de l’arrêté comptable : on ferme à 12h30 sauf pour les réquisitions et flux dématérialisés qui seront fermés à 11h30. Une autre exception concerne les exploits d’huissiers en publicité foncière qui seront toujours pris dans la journée d’enregistrement du jour du dépôt, quelle sue soit l’heure du dépôt.
UNSA a fait remarquer que les autres services comptables vivent aussi ce stress de fin de journée d’arrêté comptable. La direction a répondu qu’il s’agissait d’une demande du SPFE et qu’il s’agissait de trouver une solution pour diminuer la souffrance du service qui a été à plusieurs reprises signalée par les OS.

FO, UNSA et solidaires ont voté POUR à l’unanimité.

Il s’agit ici de la finalisation du dispositif mis en oeuvre par le DGFIP depuis 2014 : plan ambitieux de réduction des espèces, avec les paiements de proximité auprès des buralistes et de la banque Postale.
A compter du 01/04/2022, il n’ y aura plus de caisse avec numéraires au SGC de Bar sur Aube, de Romilly et de Gambetta. Seuls les encaissements par carte bancaire seront autorisés à compter de cette date. Pour le SIP, ce sera à compter du 01/07/2022, pour permettre aux usagers d’en avoir connaissance.
La caisse résiduelle qui sera la caisse unique sera tenue par le SGC de Troyes. Cela concernera les règlements en numéraire pour les factures ne comportant pas de datamatrix : amendes (même si une évolution est à venir), avis d’imposition et documents de relance, factures du secteur local, titres de recettes non fiscales (RNF) et scellés judiciaires ( qui imposent d’avoir une caisse obligatoire auprès de chaque tribunal).
Le contrat avec le transporteur de fonds pour les dégagements de la caisse résiduelle va être revu la semaine prochaine avec le service BIL.
La direction a indiqué qu’il y avait de moins en moins de versements en numéraires dans les services.
Solidaires a fait remarquer qu’on décourageait les usagers à le faire ( en leur indiquant d’aller régler chez le buraliste) et qu’on ne rendait pas service car souvent, les usagers ont besoin de renseignements qu’ils ne peuvent pas avoir chez le buraliste, et cela les oblige à faire deux déplacements.
La Direction a précisé que la DGFIP ne souhaite plus être collecteur de numéraire.
UNSA a demandé si la liste des buralistes était accessible sur Ulysse Aube. La réponse a été positive.

UNSA s’est abstenue.
Solidaires et FO ont voté CONTRE.

 COVID : depuis le début de la pandémie , nous avons eu 90 cas positifs. A l’heure d’aujourd’hui, nous avons 4 cas positifs et 3 cas contacts.
 Télétravail : sur la semaine dernière, 110 agents ont télétravaillé au moins un jour dans la semaine sur 280 équipés.
 Travaux immobiliers : le 22 février étaient terminés les travaux au 1er étage avec quelques réserves émises. Donc quelques travaux sont à finir. Le service comptable du SIP et les encadrants du SIP ont été installés avec du mobilier de la trésorerie d’Arcis sur Aube. Mme LEPATRE a déménagé du 4ème étage au 1er hier. Le 15 mars, le service courrier déménagera au 1er étage et donc ce sera une journée sans courrier entrant et sans courrier sortant !. La deuxième phase de travaux a démarré le 28 février pour finir en principe le 15 avril pour le rez de chaussée. Cela comprend les travaux de la salle polyvalente pour l’espace médico-social, l’espace de coworking, les bureaux de Mme MOINIER et de M. COTTEREAU, et le déplacement de la porte automatique. Concernant cette porte, UNSA a fait remarquer qu’il n’ y avait pas de détecteur automatique et qu’il fallait veiller et revoir ça en présence d’agents avec handicaps.
La salle de formation a été déplacée à Brossolette et le bureau 426 peut accueillir des réunions ou des e-formations et donc être réservé sur l’espace de réservation jusqu’au 15/04.
La Direction a rappelé un Point de Vigilance : les agents ne doivent pas passer par les escaliers Sud pendant les travaux même pour sortir !!!!
 Bilan de campagne d’évaluation notation 2021 : le bilan est assez rapide compte tenu des critères d’évaluations. Il n’ y a pas eu non plus de recours hiérarchique. Par rapport aux autres années, il n’ y a pas de variation significative et en règle générale, il y a peu de recours hiérarchique dans l’Aube. Il y a eu aussi dans le cadre de ces évaluations des accords pour modifier les évaluations entre le responsable hiérarchique et l’agent, avant tout recours hiérarchique, ce qui peut expliquer l’absence de ce recours. Un nouvel outil ESTEVE est à venir et remplacera EDEN-RH en 2023.
  Foire de mars et problèmes de parking au RAM : suite au dernier groupe de travail avec la direction ( voir notre dernier compte rendu), la direction est revenue à la charge auprès de la CCI et a obtenu difficilement 10 places de parking. UNSA a demandé si le direction pouvait participer aux frais de stationnement des agents pour cette période. La réponse a été négative.
 Note sur l’indemnité forfaitaire du télétravail : Une note est parue indiquant qu’une indemnité de 2.50 € par journée de télétravail (plafonnée à 220 € l’année) serait versée aux agents en télétravail depuis le 01/09/2021, mais aussi aux agents nomades ayant rejoint le protocole de télétravail ( en ponctuel, depuis peu) et aux syndicats ayant réalisé leurs missions en télétravail. Ne pouvant être codifié en télétravail pour les syndicats en raison de la tenue statistique des activités syndicales, les agents exerçant leurs missions syndicales à domicile (visioconférence ou autres) doivent adresser au service RH l’information de cet exercice à domicile pour que le télétravail soit comptabilisé. Il est rappelé que les missions en extérieur ( auprès de collectivités ou d’entreprises) ne sont pas du télétravail et doivent être saisies en missions. A la question posée par UNSA sur l’indemnité du télétravail pour les 1/2 journées, la direction n’a pas d’information sur la comptabilisation en global ou non des 1/2 journées pour être indemnisé.

 Journée du 27 mai 2022, pont naturel ou permanence maintenue ? ce point sera revu lors de campagne IR autour du 15/03 qui fera l’objet d’un CTL le 05/04/2022. Tout dépendra comment on sera mobilisé.

Le prochain CTL aura lieu le 22 mars 2022.