OCAPI : une nouvelle application de paiement des pensions de la fonction publique d’État

Le service des retraites de l’État (SRE), service à compétence national rattaché à la DGFiP, est gestionnaire du régime de retraites des fonctionnaires, des magistrats et des militaires de l’État. La Caisse des dépôts et consignations (CDC) est gestionnaire du régime des retraites des fonctionnaires territoriaux (FPT) et hospitaliers (FPH), pour le compte de la Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales (CNRACL).

Alors même que leurs missions, réglementations et populations sont extrêmement proches, ces deux institutions disposent chacune de leurs propres applications informatiques pour le paiement et le suivi des pensions : PEZ, Pastel et Neptune pour le SRE et la suite OCAPI pour la CDC.

Dès 2020, dans le cadre d’un projet de rationalisation du parc applicatif dédié à la gestion des pensions de base des fonctionnaires, la DGFiP et la CDC ont signé une convention de partenariat visant à développer un programme de mutualisation de leurs applications informatiques « cœur » de métier.

OCAPI est la suite de paiement utilisée par la Caisse des dépôts et consignations pour payer les pensions de plusieurs fonds qui lui ont donné mandat de gestion. Il s’agit notamment du régime de retraite additionnel de la Fonction publique (RAFP), du régime de retraite complémentaire pour les agents non titulaires de l’État et des collectivités publiques (IRCANTEC), des Mines et de la Banque de France, ce qui représente près de 4,2 millions de pensions par mois.

La CDC a construit sa suite de paiement OCAPI autour d’un progiciel assurant le calcul et le paiement régulier des pensions. Cette brique logicielle est reliée à un groupe d’applications qui assure l’ensemble des autres fonctions telles que l’acheminement et le suivi des paiements, le suivi des affaires, le recouvrement et la gestion des oppositions.

Chacune de ces applications est gérée informatiquement par une équipe dédiée, l’ensemble étant coordonné par une MOA centrale.

Une mutualisation des outils qui dépasse le paiement des pensions
Cette mise en commun des applicatifs informatiques DGFiP - CDC s’inscrit dans un programme de mutualisation plus vaste et répond à un triple objectif : moderniser l’application de paiement des pensions, résorber la dette technique et enfin, renforcer le pôle public des retraites. Le projet de mutualisation est parti du constat suivant :

D’un côté le SRE faisait face à une problématique d’obsolescence technologique de ses applications de paiement et de suivi des pensions (système d’exploitation GCOS dont la pérennité ne sera plus assurée par la société BULL au-delà de 2023).
En parallèle, la Caisse des dépôts devait refondre son application de liquidation des pensions de la CNRACL.
Outre le projet paiement, le programme comprend la constitution d’un référentiel d’assurés unique et le développement d’une application de liquidation commune permettant de gérer la simulation des droits à retraite, les dossiers de départ en retraite, les réversions ainsi que les allocations temporaires d’invalidité.

Au-delà de la simple rationalisation et modernisation de l’application, la mutualisation et le développement d’un système d’information commun de liquidation et de paiement des pensions vise également à renforcer l’efficience de la gestion des retraites publiques.

Avantages :

Grâce à ce projet de modernisation commun, les coûts de maintenance applicative sur le périmètre fonctionnel de la gestion des retraites publiques devraient baisser de l’ordre de deux millions d’euros par an.

Disposer d’applications mutualisées, sur le cœur de métier, facilitera la prise en compte rapide et uniforme des réformes, à un coût maîtrisé, tout en assurant une haute qualité de service aux agents des trois fonctions publiques.

L’intégration du SRE dans la suite de paiement OCAPI : une complexité fonctionnelle et technique à maîtriser
PEZ, PASTEL et NEPTUNE sont des applications anciennes, mono-bloc contrairement à la suite applicative OCAPI qui comprend de nombreux composants. Le chantier de migration est donc complexe.

Il s’agit, en outre, d’interconnecter les diverses applications de liquidation du SRE à la suite OCAPI. Or, les lignes de partage entre liquidation et paiement s’avèrent différentes entre le SRE et les régimes de retraite gérés par la CDC.

Autre élément de complexité, les processus comptables et de gestion des paiements ne sont pas les mêmes entre la CDC et la DGFiP.

Tout cela a nécessité des adaptations des systèmes d’informations qui doivent être minutieusement testées. Les processus de gestion ont également évolué pour s’adapter aux outils mutualisés.

Plusieurs conséquences à cette intégration du SRE dans OCAPI :
Le Service des retraites de l’État devient le fond dont les paiements sont assurés par la CDC le plus important (3,5 millions de pensions) devant la CNRACL (1,4 millions de pensions). Cependant, la gestion des pensions reste assurée par la DGFiP. ;
Les CGR devront adapter, sur certains processus, leur organisation du travail afin de tenir compte des fonctionnalités de la suite OCAPI conçues pour une utilisation mutualisée entre plusieurs fonds (notification d’action en bannette, séparation formalisée de tâches, pilotage d’en-cours) ;
L’application étant utilisée pour la première fois par des agents situés en dehors de la sphère informatique de la CDC, une nouvelle architecture informatique a dû être développée visant à mettre en place des solutions techniques davantage sécurisées.
Le calendrier de déploiement de la suite OCAPI à la DGFiP
La mise en production de l’application se fait graduellement, en deux lots. Le but étant de tester les solutions d’interconnexion entre deux environnements informatiques (DGFiP et CDC) à fort niveau de sécurité, de valider les fonctionnalités et de favoriser une prise en main progressive des gestionnaires.

Mise en production du lot 1
Déployé en avril 2023, le premier lot concernait la retraite du combattant (RC), les pensions au titre de la légion d’honneur (LH) et de la médaille militaire (ML).

La formation a été dispensée progressivement entre octobre 2022 et mai 2023. En complément, des procédures métiers (pas à pas, applications à utiliser) ont été mises à disposition de l’ensemble des CGR sur la plateforme collaborative interministérielle RESANA afin de faciliter une prise en main commune et partagée.

Le premier lot en chiffres :

70 personnes mobilisées à la CDC et au SRE
17 000 jours/homme travaillés de la filière des systèmes d’information
867 000 pensions en stock
Près de 450 nouvelles pensions par mois
120 000 paiements pour un montant total de 48 millions d’euros sur mai-juin 2023

Mise en production du lot 2
Ce second lot concerne les pensions civiles et militaires de retraite (PCMR), les pensions militaires d’invalidité (PMI) et les allocations temporaires d’invalidité (ATI). La cible est une bascule en juillet 2024.

Cependant, étant donné les enjeux financiers de ce dernier lot (2 725 000 pensions en stock, 8 200 nouvelles pensions par mois, représentant 57 milliards d’euros de prestations versées par an), un scénario de repli est d’ores et déjà prévu.

Une bascule se ferait alors en octobre, si cela s’avérait nécessaire à l’issue des phases de tests en cours (vérification des calculs, de la bonne reprise des montants payés par l’ancien système, de l’alimentation correcte des différents modules d’OCAPI par les applications de liquidation).

La sécurisation de la mise en production du lot 2 vise à minimiser les risques financiers et organisationnels induits par la bascule.

Les centres de gestion des retraites (CGR-CSR) seront informés de l’avancée des travaux aux moments clés, notamment de la date de bascule dans le nouveau système.

Le second lot en chiffres :

12 000 jours/homme travaillés de la filière des systèmes d’information ;
2 725 000 pensions en stock :
près de 8 200 nouvelles pensions par mois.
Avantages :

Des améliorations fonctionnelles de la nouvelle application :

Une ergonomie renouvelée et mieux adaptée, qui va se poursuivre en 2024 avec le module clé de gestion des décès.
Des process mieux automatisés, notamment dans la phase de calcul ou de prise en compte contemporaine d’évènements.
Une simplification de la gestion des pensionnés via le partage d’informations (coordonnées de contact et bancaire des affiliés et pensionnés communs) entre les fonds de retraite utilisant la suite OCAPI, en application du dispositif « Dites-le-nous une fois ».
À l’issue de la bascule, le SRE reste l’interlocuteur unique des CGR
Le secteur réglementation, paiement et animation réseau des centres de gestion des retraites et service des retraites, relevant du bureau Mission relation usagers, offre de service et réseau (BMRU), continuera à être l’interlocuteur privilégié dans les relations quotidiennes avec les CGR-CSR.

Le BMRU poursuivra ainsi la prise en charge des incidents et le recueil des besoins d’évolution des applications. Fin 2023, son rôle s’étendra avec la gestion en direct des habilitations aujourd’hui gérées par la CDC, en lien avec le déploiement opérationnel de l’application de gestion des habilitations dénommée GIGA.

À savoir
Les formations
Un dispositif d’amélioration continue
À l’issue du déploiement du lot 1, un bilan des sessions de formation a été dressé :

130 agents ont été formés au démarrage dans les CGR et au SRE.

35 jours de formation se sont déroulés

90% des agents formés se sont déclarés « satisfait à très satisfait ».

Les points forts évoqués : la compétence technique des animateurs, la documentation, et les objectifs de formation atteints.

Les irritants mentionnés : une instabilité de la base de formation sur chaque session. Afin de pallier cette difficulté, le dispositif technique de formation a été repensé pour les prochaines formations.

Un nouveau dispositif de formation à venir
 Pour le lot 1
Un dispositif de formation rénové sera mis en place, en octobre 2023, à destination des nouveaux arrivants : mise en œuvre de scenarii métiers sur une base virtuelle et de vidéos d’aide à la navigation dans l’application.

 Pour le lot 2
Au premier trimestre 2024 des nouveautés seront intégrées dans le dispositif de formation initial : prise en charge des oppositions (outil GEO), des contrôles annuels et renforcement de la maîtrise de cas spécifiques (outil OC1).

L’ingénierie de formation reste toutefois la même avec des référents formateurs, des sessions en présentiel et des mises en situation. Sur ce dernier point, le SRE mettra à disposition des référents formateurs les outils pédagogiques nécessaires : vidéos et documents interactifs permettant de réaliser des cas métier.