Bercy lance sa “ferme à robots” pour automatiser les processus RH

Au secrétariat général du ministère de l’Économie et des Finances, 5 automates s’emploient déjà à automatiser les processus RH, notamment pour la production de demandes de paiement d’indemnités, la récupération de pièces justificatives pour l’embauche des contractuels, ou encore pour l’envoi de mails aux contractuels en fin de contrat. De quoi dégager des gisements de productivité pour faire face aux suppressions d’emplois.

Et si les tâches rébarbatives auxquelles sont confrontés au quotidien les gestionnaires RH pouvaient être supprimées ? C’est la question que s’est posée la mission “Numérique et SIRH” du secrétariat général de Bercy quand elle s’est lancée, il y a deux ans déjà, dans la robotisation des processus (RPA). Un art qui consiste à automatiser une série de petites tâches manuelles et redondantes que doivent réaliser les agents pour traiter un dossier, notamment la resaisie d’informations.

“Nous avons regardé ce qui se pratiquait ailleurs, et n’avons rien trouvé sur le sujet des RH, raconte le chef de la mission « Numérique et SIRH » au service « Ressources humaines » de l’administration centrale de Bercy, Stéphane Sueur. Nous étions même plutôt sceptiques au départ, avant de percevoir toute la puissance de cette approche lors de la mise en service de nos premiers automates.” Une puissance que son équipe a bien voulu partager sur son stand du Salon des applications RH, qui s’est tenu mardi 12 septembre à la Station F à Paris.

Retour en arrière. En 2021, la mission lance une exploration du potentiel de la robotisation appliquée à la gestion des ressources humaines (RH) du secrétariat général, afin de supprimer les irritants dans le travail des agents, mais aussi de trouver des gisements de productivité et tenir le schéma d’emploi des ministères économiques et financiers, ainsi que les objectifs de suppressions (nombreuses) de postes dans les cinq années suivantes. Elle décroche des financements de France Relance (350 000 euros au total) et commande une étude de cadrage plus complète pour passer au crible une quarantaine de processus RH.

“Nous avons passés tous ces processus au tamis de leur éligibilité à l’automatisation, et en avons retenu 14 qui se démarquaient par leur stabilité dans le temps, notamment au niveau de la réglementation”, explique Stéphane Sueur. Fin 2022, l’équipe amorce donc les développements, et met rapidement en production un premier robot, depuis rebaptisé Justinia. Celui-ci est chargé de retraiter toutes les informations nécessaires à la production des “états liquidatifs” collectifs à destination du comptable. “Cela concerne quelques agents seulement, mais beaucoup d’heures de travail concentrées en quelques jours à chaque fin de mois”, justifie le chef de mission.

Quatre autres automates suivront pour former une première “brigade”, et 6 autres sont aujourd’hui en cours de développement. De quoi en déployer une dizaine d’ici la fin de l’année, espère le chef de projet. D’ailleurs, à l’instar de la région Occitanie, Bercy a été séduit par le potentiel de ces petits robots et s’affaire désormais à en internaliser tant le développement que la maintenance. “Ces premiers développements nous ont permis de maturer notre compréhension du sujet, de ce qui est automatisable ou pas. Les nouvelles idées viennent directement de l’équipe, désormais”, précise Stéphane Sueur.

Panorama des robots crées ou envisagés par le secrétariat général du MEFSIN.

Retour sur investissement

La démarche suscite beaucoup d’intérêt car elle requiert peu de développement informatique, et surtout aucune forme d’intelligence artificielle. “Il faut dix jours pour fabriquer un robot, mais douze mois auparavant pour cadrer le projet”, prévient néanmoins le chef de la mission numérique. Un tel projet n’aurait aucune chance d’aboutir sans les bons financements, la bonne gouvernance, le bon prestataire et le bon sponsor, notamment pour dissiper les craintes d’un remplacement des humains par les machines.

Reste encore à faire la preuve du retour sur investissement. Pour l’heure, tous les robots n’ont pas permis de compenser la mise de départ, mais cela ne saurait tarder, à mesure qu’ils sont utilisés pour traiter des volumes plus importants. Sans horaires de travail et insensibles à la charge, ils permettent, par exemple avec le robot Arcadia, des gains de temps considérables. “Admettons que l’on recrute 100 contractuels par mois, pour lesquels il faut demander jusqu’à 8 pièces, comme le justificatif d’abonnement Navigo, la carte d’identité et la carte Vitale, on grimperait alors à 800 documents scannés au format PDF à traiter chaque mois par le gestionnaire”, projette le chef de mission. Autant de documents que le robot est capable de lire, de numériser, et d’injecter dans les dossiers numérisés des agents.

C’est la raison pour laquelle la mission étudie la généralisation de ces petits robots aux 14 autres centres de services des ressources humaines (CSRH) des ministères économiques et financiers. Et peut-être même au-delà ? En visite au salon des applications RH, la DRH de l’État, la direction générale de l’administration et de la fonction publique, n’a pas manqué de faire un arrêt au stand, et s’est montrée intéressée pour en généraliser la démarche.

par Emile Marzolf
13 septembre 2023
Acteurs Publics, accéder à l’article initial